Üzleti utazások 10 legdrágább hibája

Az üzleti utazások foglalása mindig is kiemelt figyelmet és precizitást kívánt. A pandémia életre hívott rengeteg nehezítő körülményt, amely még inkább indokolttá teszi, hogy ne fél vállról kezeljük azt – a magunk érdekében.

Csokorba szedtük, hogy az üzleti utazásokat keresők és foglalók milyen jellegzetes és sokszor nagyon drága hibát követnek el – pedig csak jót akarnak…

1. Hiba: félrefoglalás

Az üzleti utazó számára a legtöbb esetben maga az utazás megszervezése csak egy részlet. Sok esetben gondoskodnunk kell az előzőek mellett az áru / eszköz / termékminta stb. szállítmányozásáról is, az esetleges meeting vagy konferencia időpontjairól és határidőkről nem is beszélve. Ezen tényezők miatt egyáltalán nem ritka, hogy a repülőjegy foglalása során rossz időpontra / járatra foglalunk. Ugyanígy gyakori probléma, hogy véletlenül összekeveredik a vezeték és a keresztnév is, melyeket foglalást követően nagyon nehezen vagy egyáltalán nem lehet módosítani. Ezek közvetlen eredménye stressz, vagy akár jelentős anyagi kár, s mivel saját magunk követjük el a hibát, senkitől nem várhatunk kártérítést.

A repülőjegy félrefoglalása következményeként azzal is kell számolnunk, hogy a többi, kapcsolódó szolgáltatás is sérülhet és azok módosítása vagy lemondása jelentős mértékben növelheti a fix költségünket.

1. Megoldás: találjuk meg a megfelelő szakértőt!

Ezek a helyzetek felismeréssel és kiszervezéssel elegánsan és költséghatékonyan orvosolhatók. Szakértő üzleti utaztatót (https://uzleti.mortons.hu/#kapcsolat) kell keresnünk, mert a felelősség ilyenkor már őt terheli, aki minden nap ezzel foglalkozik és a foglalások területén (is) természetszerűen nagy és kifinomult tapasztalattal rendelkezik. Így utasként, vagy a cégen belüli utazásokat koordináló személyként jelentős időnk szabadul fel és több stresszes helyzetet kerülhetünk el. Közvetetten pedig ezzel pénzt takarítunk meg, és ami a legfontosabb: a felelősség helyett a többi fontos feladatra tudunk koncentrálni, ami főszabályként az üzleti út valódi célja. Amennyiben mégis arra szánjuk magunkat, hogy egyedül foglalunk: akkor adjunk mindig magunknak legalább 2 percet, hogy átfussunk minden foglalási adatot (időpont, menetrend, járatok, utas adatok) mielőtt bármit véglegesítünk.

2. Hiba: helyi utazási viszonyok ismeretének hiánya

Tapasztalatból mondjuk, hogy az esetek nagy százalékában, ha üzleti utazásról van szó az sosem egyszerű. Mindig van egy problémás tényező (pl. végcél közelében nincs repülőtér, nem optimálisan közlekednek a járatok stb.) ami megoldásért kiált, és számos esetben kompromisszumot is kell kötni.  Sokszor a tapasztalat hiánya miatt például bérlünk egy autót a földi közlekedésre, mert azt hisszük az a legrugalmasabb, holott harmad akkora költséggel és menetidővel tudnánk például gyors vasúttal közlekedni, csak ez fel sem merül alternatívaként vagy nem találunk róla információt. Gyakori hiba, hogy átszállásos repülőjegy foglalásakor mindig a leggyorsabbat választjuk, hogy minél hamarabb odaérjen az utas. Corporate csapatunkkal nem egyszer segítettünk kijavítani egyéni „megoldásokat”, amikor a 45 perces átszállási időt éppen sikerült teljesíteni, de a munkavégzéshez szükséges eszközök (feladott bőrönd formájában) a sietség miatt az átszálló repülőtéren ragadt és csak napok múlva került elő (jobb esetben). Ezzel a tapasztalatlanságból eredő hiba okán mondanunk sem kell, hogy jelentős anyagi kárt keletkezett.

2. Megoldás: ha nem vagyunk biztosak a dolgunkban, merjünk segítséget kérni!

Ha van ismerős szakértő, vagy optimális esetben szerződött utaztató, a legjobb megoldás, ha rábízzuk magunkat. Mert ő tapasztalatból fog tudni érvelni a legoptimálisabb utazási mód mellett.

Amennyiben egyénileg szeretnénk lefoglalni utazásunk egy nehezebben megközelíthető helységhez, akkor javasoljuk, hogy olvassuk el mások tapasztalatait utazási blogokból mert számos hasznos (https://mortons.hu/hasznos-informaciok) dolgot megtudhatunk a többiek pozitív és negatív tapasztalataiból. Átszállásra az általános ajánlatunk: inkább a hosszabb átszállás és a biztos érkezés, mint a gyors, de kockázatos utazás.

3. Hiba: felületes beutazási ismeretek

Számos esetben hagyatkozunk felületes beutazási információkra (azt hallottuk, XY mondta stb.), amelyek aztán a repülőtérre kiérve derülnek ki, ezzel akár meghiúsítva az egész utazást. Legyen az akár vízum vagy belépési engedély vagy úti okmányra vonatkozó korlátozás (pl. 6 hónapnál régebbi útlevél lejárat az ország elhagyásához képest stb.) ha nem alapos az ismeret, már az indulási repülőtéren megakadályozhatják az utazást az idegenrendészeti szervek.

Külön szeretnénk kiemelni a jelenlegi COVID járvány alatt folyamatosan változó be és kiutazási feltételeit, teszt és karantén kötelezettségeket, melyek akár már naponta is változhatnak…

 3. Megoldás: legyünk alaposak, menjünk biztosra!

Egy tapasztalt utazási szakértő folyamatosan tájékoztatja üzleti utasait az érvényes beutazási feltételekről és személyesen is utánajár a legfrissebb információknak. Ugyanakkor ne felejtsük el: a beutazás mindig a mi (utas) felelősségünk ezért javasoljuk a konzuli szolgálat (https://konzuliszolgalat.kormany.hu/utazasi-tanacs) és az adott utazási célpont hivatalos beutazási oldalának folyamatos ellenőrzését utazás előtt. 

4. Hiba: "A legolcsóbb a legjobb"

Őrült tempóban bővült az elmúlt években a globális piac, így a repülőjegyek területén is erős versenyhelyzet uralkodik a szolgáltatók között. Az utazás foglalásakor legtöbbször az ár alapján döntünk az érték és a valós tartalom megismerése nélkül, és ez számos kockázatot rejt magában. Számos online repülőjegyfoglaló alkalmazás ad akciós repülőjegyeket, így az ismert kereső weboldalakon az ő találataik mutatkoznak a legolcsóbbnak. Mindezek mellett, amennyiben akár egy e-mailt vagy telefont is szeretnénk velük váltani azt csak egy külön „asszisztencia” csomag megvásárlása után biztosítják. Végeredményben drágább lesz a jegy mintha egy megbízható és asszisztenciát alapvetően biztosító irodánál foglaltunk volna, és a legtöbb esetben még az asszisztencia után sem vállalnak 72 óránál gyorsabb válaszidőt, ami egy repülőjegy módosítás kérésnél többnyire kezelhetetlen helyzetet teremt. 

A fentiek szintén igazak lehetnek a szállásfoglaló, szállásár-összehasonlító oldalaknál, vagy az utazás legsötétebb bugyra, az autóbérlés esetén. (Nem is beszélve a rejtett költségekről.)

Itt érdemes feltenni a kérdést: hányszor jártuk már meg az olcsóval?

 4. Megoldás: elérhető és kiszámítható partnert kell keresni

Olyan üzleti utaztatót kell keresni, aki garantálja, hogy minden nap, bármikor felhívható az utazás során fellépő probléma esetén (7/24 telefonos asszisztencia) lehetőleg nem felárért, és 1 órán belüli válaszadást ad (nem csak papíron). https://uzleti.mortons.hu/#megoldasok

Tanácsunk az online foglalóknak, hogy mielőtt beleugranánk a legolcsóbb választásba, tudjuk meg, az valójában mit tartalmaz és mérlegeljük, mire van szükségünk. A tapasztalatunk az, hogy egy Budapest - London közvetlen fapados jegynél is több kérdés felmerülhet, amelyek a legolcsóbb jegy megvásárlásával válasz nélkül maradnak. Nem is beszélve a tengeren túli, vagy ritkán repült desztinációk sajátos körülményeiről. Álljon itt tanulságul néhány gyakorlati példa: 

1. Példa - London. Az interneten keresve sikerül találni egy 20 000 Ft-os repülőjegyet Londonba a Ryanairrel, de bizonytalan a hazaút, esetleges módosításra lehet szükség. Indulás előtt utasként felkeressük az online irodát, hogy cserélnénk a jegyünket egy későbbi időpontra, de nem érkezik órák múlva sem visszajelzés, végezetül személyesen a repülőtéren kényszerülünk kérni a repülőjegy cseréjét (vagy akár veszni hagyjuk a régi jegyet és inkább újat veszünk) tetemes felár ellenében. Hát, ha szeretjük a váratlan izgalmakat (stressz) és az utolsó pillanatok kockázatát, akkor elfogadható ez a helyzet. Ha inkább megnyugtató megoldást keresünk, akkor érdemes asszisztenciát biztosító irodával foglalnunk, ahol ezt még a hotelből egy kávé mellett gond nélkül (és az esetek 99,9%-kal olcsóbban, mint a repülőtéren) telefonon vagy laptopon elintézhetjük.

2. Példa – London. Reflex-szerűen megvásároljuk interneten a repülőjegyet, figyelmen kívül hagyva az elmúlt eseményeket (BREXIT), miszerint nagyon megváltoztak a beutazási feltételek (a vírus miatt a személyi igazolvánnyal való utazás elfogadásának határideje kitolódott az eddigi júliusról, októberre, utána csak útlevéllel oldható meg). Erről a fontos részletről, ha nem veszünk tudomást, akkor a repülőtéren derül ki, hogy megfelelő okmány hiánya miatt nem utazhatunk, így akár az egész utazás meghiúsulhat… (s vele együtt el kell engedjük az összes befizetett pénzt is). 

3. Példa - egzotikus utazási célpont. Megvásároljuk az interneten a legolcsóbb repülőjegyet Lagos (Nigéria) repülőtérre és gond nélkül el is utazunk oda, majd a hazaút napján a szokásos 2 órával indulás előtt megjelenünk a repülőtéren és szembesülünk a ténnyel, hogy a check in bezárt.  Keressük az okot, de magunktól kevés esély van annak kiderítésére. Mi is van a háttérben? - Általában az online repülőjegy-foglaló oldalak elfelejtik közölni azt a fontos információt, hogy Nigériában a kiutazás egy szigorított vizsgálathoz van kötve, aminek köszönhetően 4 (!) órával indulás előtt kint kell lennünk a repülőtéren. Így nem marad más választásunk, mint bosszúsan egy új, méregdrága repülőjegyet kényszerülünk venni (legjobb esetben másnapi indulással).

4. Példa - "nehéz" utazási célpont. Sokadik alkalommal vásárolunk már Minszkbe (Fehéroroszország) repülőjegyet moszkvai átszállással, ami minden alkalommal hiba nélkül működött. Arról azonban nem kapunk kiemelt felhívást, hogy az oroszok jelenleg egyedül a Minszkbe tartó járatoknál bevezették a tranzitvízumot. Így ezzel a ténnyel a repülőtéren fogunk szembesülni, ahol nem fognak bennünket felengedni a repülőre, mert helyben nem lehet intézni tranzit vízumot. Számos különleges kivétel van, mint pl. a jelenlegi fehérorosz helyzet, amiről utasként nem lehet tudomásunk, mert nem kapunk olyan jellegű háttérinformációkat, mint egy utazási iroda.

5. Hiba: árfolyamok és adók filgyelmen kívül maradnak

Vannak gazdasági szakemberek, akiknek magától értetődő, hogy az árfolyamok és adók kusza világában könnyen eligazodnak. Ez nem várható el mindannyiunktól.

A repülőjegyekhez hasonlóan a szállások árai így a szállásfoglaló oldalak között is nagy a verseny, és minden oldal arra törekszik, hogy az ő ajánlata legyen a legolcsóbb. Azonban hasonlóan a repülőjegyekhez itt is a mögöttes érték megtévesztő lehet. Az első legfontosabb ilyen eszköz az eredeti valuta átváltása forintba. Történetesen, ha veszünk egy szállást az oldal szerint 283 000 Ft-ért majd meglepődve tapasztaljuk, hogy a terhelés a kártyán 310 000 Ft. Az ok egyszerű: az oldal szándékosan alacsony közép (vagy az alatti) árfolyammal számol, de apró betűs részben rejti el, hogy ez tájékoztató jellegű és a terhelés valódi árfolyama a banktól és a kártyát terhelőtől függ. Ez egy csoportos foglalásnál és/vagy prémium szálloda esetén akár több százezres veszteséget is hozhat. A másik „ár csökkentő” trükk, hogy bizonyos adókat és illetékeket csak később adnak az árhoz, ez az USA-ban akár 19%-os (!) árkülönbséget jelent. Ezek nagyon megtévesztő gyakorlatok, főleg ha erre csupán a szállodai be,- vagy kijelentkezés során derül fény ahol már nincs vissza út – ki kell fizetnünk. 

5. Megoldás: átlátható és tervezhető árakkal számoljunk!

Válasszunk olyan üzleti utaztatót, akinek az ajánlatában minden költség, helyszíni adó illetve a fizetés devizaneme világosan és előre egyeztetett módon fel van tüntetve, tehát nincs rejtett költség. Ezzel már nyugodtan kalkulálhatunk, mert nem fog kellemetlen meglepetés érni a helyszínen.

Ha magunk foglalunk, mindig legyünk tisztában az adott foglalás eredeti árának devizájával és azt hiteles (nyilvános), bankkártya eladási árfolyammal számoljuk, vagy törekedjünk arra, hogy eredeti devizanemmel fizessünk a szolgáltatásért.

6. Hiba: felületes foglalás - ha nem ismerjük eléggé a repülőtéri körülményeket

Sokszor úgy tűnik, hogy a mai on-line világban a legegyszerűbb dolog egy repülőjegyet lefoglalni, azonban nem is gondoljuk, hogy ez mennyi buktatóval járhat. Számos nagyváros több, akár 2-3-4 repülőtérrel is büszkélkedik, és sokszor egyáltalán nem mindegy, hogy melyik kerül lefoglalásra. Ha pl. csak egynapos meetingre sietünk, úgy nagyon fontos, hogy a központi repülőtéren landoló járat legyen lefoglalva, nem pedig az, amelyik a 60-100km-re lévőre száll le. A körültekintő foglalással értékes órákat takaríthatunk meg, nem beszélve a rengeteg többlet kiadásról, amit a helyi közlekedésre/taxira kell költeni. 

6. Megoldás: legyünk nagyon körültekintőek a foglalás minden részletére kitérően!

Természetesen, ha ez nem fér bele az időnkbe, vagy aggódunk a helytelen döntések lehetősége miatt, akkor lépjünk kapcsolatba olyan szakértővel, aki kérdez, és pontosan fel tudja mérni az igényt, amelyet helyi adottságokhoz kiválóan alkalmaz. Sőt mi több, felelősséget vállal a kiadott ajánlatért.

7. Hiba: "Jó az ár, de hol a számla?"

Alapvetően egyszerűnek tűnik akár külföldi gyűjtőoldalakon is lefoglalnunk egy szolgáltatást, azonban arra csak később derül fény, hogy a cégnévre kért számlát sokszor hosszú levélváltások után hónapokkal később, vagy sosem fogjuk kézhez kapni. Ennek oka, hogy sok külföldi oldal úgy gondolja, hogy a megküldött visszaigazolás elég az elszámoláshoz. Számos esetben pár ezer forint a különbség egy szakértő által adott, de garantáltan elszámolható szolgáltatás, illetve egy el nem számolható, külföldi szolgáltató által adott papír között. Ha azt vetjük össze, hogy a magyar számviteli és adózási szabályok a legtöbb esetben sokkal szigorúbbak, mint a nemzetköziek, érdemes nem kockáztatnunk az ügylet elszámolhatóságát.

 7. Megoldás: érdeklődjünk az utazási szakértőnknél a bizonylatolási folyamattal kapcsolatban! 

Válasszunk olyan szolgáltatót, aki elektronikus számlát – akár XML (bedolgozható) formátumban is ad, lehetőséget biztosít a pdf-alapú távnyomtatott számlára és akár postán kiküldi a hagyományos, aláírt számlát is. Nem elhanyagolható szempont, hogy a megrendelés vagy az összeg beérkezésétől számítva 1-2 órán belül már elmenthető a szolgáltatást igazoló számla.

8. Hiba: átszállások problémái, könnyen aknára léphetünk

Nagyon sok keresőoldal a találati listájában repülőtér-kódokkal jelöli a különböző átszállási pontokat, így könnyen megtéveszthető lehet egy-egy foglalás. Sokszor észre sem vesszük, és tudtunk nélkül olyan jegyet sikerül lefoglalni, ahol több óra utazás vár ránk mire átérünk egyik repülőtérről a másikra. Természetesen az sincs külön feltüntetve, hogy ennek az extra költsége utasként bennünket terhel, ráadásul a csomagot is fel kell vennünk, és újra becsekkolnunk, miután megérkeztünk az új repülőtérre. Arról nem is beszélve, hogy több olyan ország is létezik, ahol a tranzithoz nem kell vízum, viszont ha el kell hagyjuk a repülőteret, úgy már vízumra is szükségünk lesz. A másik esetleges probléma, amit nem veszünk észre, hogy „éjszakázós” járatot foglalunk, vagyis akár egy egész éjszakát szintén saját költségre a repülőtéren kell eltölteni. 

8. Megoldás - mérlegeljük a kockázatot! 

Legyünk nagyon körültekintők és tüzetesen vizsgáljuk meg az átszállási pontokat, kódokat és az időket. Érdemes felhívnunk vagy írásbeli visszaigazolást kérnünk repülőterektől illetve légitársaságoktól – ha bizonytalanok vagyunk a fenti információkban. Természetesen, ha üzleti utaztatótól kérünk ajánlatot, akkor a fenti tényezőkkel nem kell foglalkoznunk.

9. Hiba: módosítható/nem módosítható foglalások

Legtöbbször a szemünkben az ár kerül minden egyéb szempont elé, s csak erre figyelünk. Ennek egy kellemetlen torzító hatása, hogy fel sem merül bennünk: nem minden járat módosítható vagy lemondható. Persze, ha váratlan helyzet alakul ki, és módosítani kell a dátumon, akkor szembesülünk a lehetetlennel. Ilyenkor csak úgy lehet „módosítani”, hogy az előzőleg kifizetett repülőjegyet ki kell dobnunk, és egy teljesen új repülőjegyet kell vennünk. Ezzel újra ki kell fizetni a teljes összeget, ami remélhetőleg időközben nem emelkedett a többszörösére. Ha el kell utazzunk, akkor utólag nincs más választás.

9. Megoldás: a rugalmasságra figyeljünk!

Utaztassunk olyan szakértővel, aki az ajánlatban előre feltünteti a repülőjegy szabályait: hogy az milyen feltételekkel és meddig módosítható, vagy cserélhető illetve lemondható-e. Így megnyugtató esélyt kapunk a váratlan helyzetek megoldásához. Továbbá javaslatunk, hogy kössünk az előre nem látható megbetegedések okozta útlemondások esetére sztornó biztosítást. Erről később részletesen is olvashatunk.

10. Hiba: "Nyilván van benne biztosítás"

Sokszor úgy gondoljuk, hogy minden szolgáltatás tartalmaz lemondási és/vagy betegség-, baleset-, poggyászbiztosítást. Azonban ez egy veszélyes tévhit, mivel a repülőjegyek alapvetően semmilyen biztosítást nem tartalmaznak! Abból az okból kifolyólag, hogy a legtöbb repülőjegy nem visszatéríthető, mindenképpen javasolt a lemondási biztosítás megkötése. Ez azért előnyös, mert ha egy előre nem látható baleset vagy betegség miatt kell az utazást lemondani, úgy a biztosító akár a befizetett összeg 100%-át is visszatéríti. Biztosítás hiányában a teljes összeg elveszik.

 10. Megoldás: biztosítás nélkül egy lépést sem! 

Van, aki úgy fogalmaz, hogy a biztosítás kidobott pénz, pedig a teljes utazás árához viszonyítva pár százalékos költséget jelent. Ezzel szemben egy helikopteres mentést, ha saját zsebből kell kifizetnünk, az a teljes út árának sokszorosa lehet; nem is beszélve az igen borsos, akár magánklinikán elvégzett egészségügyi beavatkozásokról, amelyeknek ára milliós tételben számolható.

Válasszunk olyan szakértőt, aki több biztosító ajánlatát is felkínálja, kiemelve azok előnyeit. 

+2 Ráadás

+1. Hiba: „A céges út olyan, mint a többi…”

Céges utazást intézni merőben más, mint a saját útjainkat. Az előbbinél üzleti szempontok érvényesülnek elsősorban, míg az utóbbinál a privát szempontok. Természetesen lehet átfedés a kettő között, de markáns különbség annál több. Ne hagyjuk magunkat megtéveszteni azzal, hogy csak a saját nézőpontunkból indulunk ki. Vegyük a következő példát: hiába tetszik nekünk jobban egy szálláshely – az arculat miatt -  két sarokra a konferenciától, ha nincs megbízható WIFI és ingyen parkolás – a költségeit a cég külön nem fogja fizetni, ha egy másik (közel olyan minőségű szállás) adná azt az árban. Tehát kizárólag a design miatt üzleti szempontból ritkán részesíthetünk előnyben egy-egy szolgáltatást, míg egy magánutazás során ez elsőrangú kérdés lehet. Természetesen ez csak egy ismérv, amely mentén erősen elválik a két utazási típus. Ráadásul ahány cég, annyi utazási szabályzat van – amelyek számos esetben nem tolerálják a hibákat és utazóként a saját zsebünkből kell helyt állni. 

+1 Megoldás

Egy szakértő több ezer (ha nem tízezer) céges utat szervezett és naponta találkozik újabb igényekkel és ehhez megoldásokkal is. Ez nem csak az ajánlatokat jelenti, hanem számos vállalat üzleti utaztatási szabályzatát (travel policy) is évek óta részletesen ismeri. Érdemes legalább a véleményét kikérnünk egy új céges utazás szervezésénél.

+2 Hiba: „Majd én megoldom, beszélek angolul…”

Törölték a belső járatot, pedig holnap ott kell lenni a tárgyaláson. Fáradtak, idegesek vagyunk és nincs kedvünk, időnk a légitársasággal egyezkedni. Ilyenkor hirtelen egyedül döntünk, és több olyan át nem gondolt ötlet felmerülhet bennünk - mint autóbérlés, vagy egy másik járatra foglalás – amellyel véglegesen átvesszük az irányítást és a felelősséget is.

Csakhogy itt az utazási irodának és légitársaságnak nem volt lehetősége a megoldásra, mert utazóként saját kézbe vettük a szervezést és nem értesítettük az utazási szakértőnket. Így minden kártérítéstől vagy sokszor kiváló, költséghatékony megoldástól saját kezűleg megfosztottuk magunkat. Tehát ekkor sem a légitársaság sem az iroda nem fogja fizetni a „magánakciót”, sőt mindennek a tetejébe, bizonyos esetben a visszautat is elveszíthetjük (no-show).

+2 Megoldás: 24/7 asszisztencia - hívjuk fel azonnal, ha baj van!

Ha átvesszük a szervezést, akkor a kockázatot is. Míg ha a szakértőt felhívjuk, akkor övé a teljes felelősség a megoldásra és akár új foglalásra is, nem beszélve a kártérítés intézéséről. 

Mennyire ismertünk magunkra? Előfordul néha vagy többször is, hogy a fenti tanulságos esetek főszereplőivé válunk? Pánikra semmi ok, mert ezek megoldására jött létre a MORTONS Corporate csapat. Mi abban hiszünk, hogy gyors és hozzáértő segítséggel gyakorlatilag minden utazási probléma megelőzhető és könnyen kezelhetővé válik! 

• A gyors döntésekhez 1 órán belüli válaszadást biztosítunk, 

• a váratlan helyzetekre a 24/7 asszisztenciát, 

• az átláthatóságért pedig utólagos fizetést és egyedi riportokat. 

Ha elég volt a tanulópénzekből, akkor a mi javaslatunk, hogy tegyél próbára bennünket, kötelezettségmentesen! (https://uzleti.mortons.hu/szerzodni-szeretnek)